Chaque année, les organismes de formation doivent transmettre leur Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce document, souvent redouté, est une obligation légale essentielle pour conserver son numéro de déclaration d’activité (NDA). Mais au-delà de l’obligation, il est un formidable outil de pilotage pour évaluer votre performance et consolider vos données pour l’audit Qualiopi. Voyons ensemble les spécificités du Bilan pédagogique et financier 2025.
En effet, en 2025, l’administration renforce ses contrôles, et un BPF erroné peut désormais entraîner un audit réglementaire inopiné. C’est pourquoi Diligence Consulting vous accompagne pas à pas pour remplir un BPF cohérent, conforme et stratégique.
Qu’est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier ?
Le BPF est un document réglementaire à transmettre chaque année et en l’occurrence avant le 31 mai 2025. Il retrace l’activité de formation de l’organisme pour l’année N-1, y compris les stagiaires formés, les heures dispensées, les types de prestations (actions de formation, VAE, bilans de compétences, etc.), les financements perçus et la répartition du chiffre d’affaires.
Il est exigé par l’article L. 6352-11 du Code du travail et conditionne le maintien du numéro de déclaration d’activité. L’omission, l’erreur ou le dépôt hors délai peuvent entraîner la radiation du NDA.
Pourquoi le BPF est-il stratégique pour la certification Qualiopi ?
Lors des audits Qualiopi, ce document est exigé par l’organisme certificateur, il conditionne notamment la durée de l’audit. De leurs côtés, les auditeurs s’appuient sur le BPF pour préparer le plan d’audit. En effet, ce document nous permet d’identifier plusieurs éléments, à savoir si les formations sont certifiantes, réalisées à distance, si l’organisme bénéficie de financements publics (CPF, OPCO, Régions, etc..), s’il y a des sous-traitants. Il permet également de s’interroger sur plusieurs indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ), notamment :
- Indicateur 2 : les résultats des actions de formation (si vous communiquez sur le nombre d’apprenant, par exemple),
- Indicateur 27 : gestion de la sous-traitance (contrats de sous-traitance et éléments transmis aux formateurs),
- Indicateur 30 : gestion des retours des parties prenantes (oubli de recueil de la satisfaction auprès d’une partie prenante, par exemple).
Un Bilan pédagogique et financier 205 incohérent ou peu rigoureux peut nuire à la crédibilité de l’organisme. Il sert de base à l’échantillonnage des actions auditées. Un audit bien préparé commence par un BPF bien structuré.
À savoir : Audit réglementaire et BPF – Ce que vous risquez vraiment
Depuis 2023, les services de contrôle renforcent leur vigilance sur les données déclarées. Un BPF incohérent peut déclencher un contrôle administratif (DREETS), voire un audit réglementaire sur site. Cela peut mener à :
- La suspension du numéro de déclaration,
- L’obligation de remboursement de fonds publics,
- La perte de certification Qualiopi en cas de non-conformité systémique.
Regard d’auditrice terrain : “Quand les chiffres racontent une histoire trop belle pour être vraie, ou trop floue pour être crédible, c’est souvent le signe qu’un audit réglementaire peut s’imposer.”
Comment remplir le Bilan Pédagogique et Financier 2025 de façon fiable ?
Le dépôt se fait via la plateforme Mon Activité Formation (MAF). Il se compose de plusieurs blocs à remplir avec précision :
- Bloc 1 : Identification de l’organisme (NDA, SIRET, statut…)
- Bloc 2 : Données pédagogiques (heures stagiaires, nombre de bénéficiaires par statut…)
- Bloc 3 : Données financières (chiffre d’affaires, ventilation par financement…)
Il faut veiller à la cohérence globale du dossier. Par exemple, le nombre de stagiaires doit correspondre au nombre de dossiers de preuve disponibles.
Top 5 des erreurs les plus fréquentes lors de la déclaration BPF
- Déclarer un chiffre d’affaires sans preuve comptable (factures, relevés…)
- Mélanger les publics (salariés, demandeurs d’emploi) sans distinction
- Oublier de mentionner les actions réalisées en sous-traitance
- Indiquer des volumes d’heures incohérents avec les plannings fournis
- Ne pas adapter les catégories d’actions aux codes NAF ou RNCP concernés
Diligence Consulting : votre copilote BPF et Qualiopi
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- Vérifier la cohérence des données,
- Comprendre les exigences réglementaires,
- Anticiper les contrôles potentiels,
- Gagner du temps avec des outils personnalisés.
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FAQ : Bilan Pédagogique et Financier 2025 & Certification Qualiopi
- 1. Faut-il déposer un BPF si je n’ai pas eu d’activité ?
Oui. Un BPF à zéro est obligatoire pour maintenir votre déclaration.
- 2. Que risque-t-on si on ne dépose pas son BPF ?
Radiation du numéro d’activité, perte de conformité Qualiopi.
- 3. Peut-on modifier un BPF déjà transmis ?
Uniquement sur justificatif et validation administrative.
- 4. Le BPF est-il obligatoire pour les auto-entrepreneurs ?
Oui, dès lors qu’ils possèdent un NDA.
- 5. Le BPF influence-t-il le plan d’audit ?
Absolument. Il oriente l’échantillonnage et les points à auditer.
Conclusion : faites du Bilan Pédagogique et Financier 2025 un allié stratégique
Le Bilan pédagogique et financier 2025 ne doit plus être une source de stress. Bien rempli, il devient un outil de valorisation de votre professionnalisme, de pilotage de votre activité et de réussite à l’audit Qualiopi.
Ne restez pas seul face à cette échéance. L’accompagnement par Diligence Consulting vous garantit un Bilan pédagogique et Financier 2025 clair, cohérent, conforme et valorisant.
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