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Depuis l’entrée en vigueur de l’obligation de certification Qualiopi pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, le paysage de la formation professionnelle a profondément changé. Qualiopi est devenue une étape incontournable pour structurer son activité, prouver la qualité de son offre et rassurer financeurs, prescripteurs et bénéficiaires. Mais dans la pratique, trop d’organismes – notamment les petits OF ou formateurs indépendants – voient encore cette certification comme une simple formalité administrative à cocher. Rares sont ceux qui prennent vraiment le temps d’optimiser Qualiopi, qui devient alors un piège au lieu d’un levier.
En tant qu’auditrice terrain et consultante Qualiopi chez Diligence Consulting, j’assiste quotidiennement à des audits où les pratiques sont surdocumentées, les procédures copiées-collées, les indicateurs mal interprétés.
Et cela mène à une chose : la perte de sens. Optimiser Qualiopi, c’est au contraire l’opportunité de repenser ses pratiques, d’alléger ses démarches, de clarifier ses priorités… et de transformer une obligation en levier de performance. C’est exactement ce que nous proposons à travers nos offres d’accompagnement Qualiopi sur mesure.
Depuis décembre 2019, j’ai le privilège d’intervenir en tant qu’auditrice pour le compte d’AFNOR Certification, dans le cadre du Référentiel National Qualité.
Au fil des audits, j’ai rencontré des dirigeant·es passionné·es, des équipes investies, des formateurs engagés. Ces échanges ont été profondément humains, souvent inspirants, parfois touchants, toujours enrichissants.
En parallèle, j’ai accompagné de nombreux clients vers la certification Qualiopi – sans jamais être juge et partie bien sûr, conformément à la déontologie du métier d’auditeur.
Cette double casquette m’a permis de croiser les regards : celui de l’évaluateur et celui du préparateur.
Avant cela, j’ai évolué dans le secteur EdTech, où j’ai piloté des démarches qualité structurées, vécu (et survécu 😄) à des audits ISO 9001, et contribué à la mise en place de référentiels exigeants.
👉 C’est cette expérience de terrain, entre rigueur méthodologique, compréhension du référentiel et retour d’audit, que je souhaite partager ici.
Avec bienveillance, transparence… et parfois un brin d’humour.
Bienvenue dans la rubrique “Qualiopi – Chroniques d’auditrice” : des constats, des clés, et un regard humain sur un métier passionnant : celui d’auditeur Qualiopi
Beaucoup d’organismes, par peur de mal faire, se retrouvent à multiplier les documents, à adopter des modèles standards non contextualisés, ou à appliquer des procédures inadaptées à leur structure.
Ce que l’auditeur cherche à évaluer, ce n’est pas la quantité de documents, mais la cohérence globale du système qualité.
Un formateur indépendant avec 25 stagiaires par an n’a pas besoin d’un système équivalent à celui d’un CFA de 2000 apprenants.
Et pourtant, je vois encore trop de documents inutiles ou mal compris, notamment des enquêtes à froid complexes, des procédures RH pour une seule personne, ou des indicateurs déconnectés de la réalité du terrain.
En audit, on développe rapidement une forme d’instinct : un œil affûté pour détecter ce qui est copié, inadapté, ou non utilisé. Un document non daté, une procédure non intégrée dans le quotidien, un livret d’accueil rempli d’éléments génériques… Tout cela saute aux yeux. Mais le plus flagrant, ce sont les réponses floues à des questions simples : ‘Comment traitez-vous les réclamations ?’, ‘Comment évaluez-vous l’atteinte des objectifs ?’
Quand ces réponses sont hésitantes, qu’aucune preuve n’est produite naturellement, l’auditeur comprend que le système n’est pas vécu. Ce n’est pas une question de volume documentaire, mais de logique interne. Et c’est pour cela qu’un accompagnement Qualiopi comme celui proposé par Diligence Consulting fait la différence : nous partons de vos pratiques réelles, et nous construisons autour de celles-ci, avec méthode et bon sens.
C’est cela que signifie optimiser Qualiopi : adapter les indicateurs à votre entreprise afin d’en faire de vrais leviers pour gagner du temps, et non en perdre !
Trop d’organismes abordent les indicateurs Qualiopi comme des obligations strictes, sans chercher à en comprendre l’esprit. Or, chaque indicateur du Référentiel National Qualité a un objectif précis. Il ne s’agit pas de répondre de manière mécanique, mais bien d’adapter la réponse à la réalité de l’organisme.
Prenons l’indicateur 2 par exemple : il ne s’agit pas simplement de publier un taux de réussite, mais de présenter des indicateurs utiles à vos financeurs et à vos bénéficiaires ou prescripteurs.
Lors d’un audit réalisé en 2023, j’ai rencontré Valérie, une formatrice indépendante spécialisée dans les métiers du soin. Elle forme environ 25 apprenants par an, en sessions courtes de 1 à 2 jours. Lors de la préparation de son audit Qualiopi, elle avait mis en place un dispositif complexe d’enquêtes à froid, trois mois après la fin des sessions. Une procédure jugée obligatoire par l’un des consultants qu’elle avait consulté.
Le résultat ? Elle passait plusieurs heures à envoyer des rappels, collecter des réponses aléatoires, analyser des données qui ne servaient à rien… et finissait par culpabiliser car le taux de réponse était faible. En audit, cette procédure est vite apparue comme non pertinente. Pourquoi ? Parce qu’elle n’avait aucun impact réel sur son amélioration continue. L’indicateur 30 du Référentiel National Qualité ne demande pas une enquête normée, mais une prise en compte effective des retours des parties prenantes. Dans son cas, les enquêtes à chaud et complétées sur site suffisaient amplement.
Pour elle, optimiser Qualiopi, c’était simplifier son process !
Optimiser Qualiopi, ce n’est pas rogner sur la qualité ou ignorer les exigences. C’est chercher l’adéquation entre vos pratiques et les exigences du référentiel. Cela signifie supprimer ce qui est inutile, renforcer ce qui est utile pour les exigences et le business, et clarifier ce qui est flou. Un bon accompagnement Qualiopi vous aide à trouver ce juste équilibre.
Chez Diligence Consulting, notre mission est de vous fournir les outils, les modèles personnalisés, mais surtout la méthode pour rendre votre système qualité cohérent, vivant, et utile. Notre accompagnement comprend un audit blanc Qualiopi, un diagnostic go/no go réaliste, et des supports qui s’adaptent à votre profil (indépendant, micro-OF, centre structuré…).
L’objectif de Diligence Consulting est clair : proposer un accompagnement Qualiopi personnalisé, pragmatique et aligné avec la réalité des OF. Notre formule ‘Essentiel Qualiopi’ inclut un diagnostic go/no go car tout le monde n’est pas concerné par Qualiopi. Cela dépend de vos cibles, de vos objectifs, de votre stratégie.
Puis nous analysons vos documents clés, des recommandations concrètes, et une préparation bienveillante à l’audit. Et pour ceux qui souhaitent aller plus loin, notre offre ‘Audit & Coaching’ propose un audit blanc Qualiopi complet, des mises en situation et un coaching sur le Référentiel National Qualité. N’attendez pas de vous sentir débordé : transformez cette certification en atout stratégique dès maintenant.
Contactez notre équipe Diligence Consulting pour réserver votre diagnostic personnalisé.
Nous vous accompagnons avec bienveillance et expertise, pour que Qualiopi soit un levier, pas une contrainte.
