Vous allez passer la certification Qualiopi ? Connaissez-vous les étapes de la préparation à la certification ? Savez-vous ce qu’est un accompagnateur et ce qu’est un organisme certificateur, et comment les choisir ?
Sommaire
- Quelles sont les étapes pour se préparer efficacement à la certification ?
- Quelle est la différence entre un accompagnateur et un organisme certificateur ?
- Suis-je obligé d’être accompagné pour préparer mon audit initial ?
- Comment choisir mon organisme certificateur ?
- Puis-je changer d’organisme certificateur ?
Qualiopi comment se préparer ? Quelles sont les étapes pour se préparer efficacement à la certification ?
La préparation à la certification Qualiopi va bien sûr varier en fonction de la taille et des spécificités de l’organisme de formation, mais certaines étapes clés peuvent être suivies (et potentiellement adaptées) par toutes les structures.
Tout d’abord, nous vous conseillons de déterminer quels membres de l’équipe vont s’occuper de la gestion du projet. L’équipe projet pourra ensuite suivre les étapes suivantes :
1- Analyser le référentiel
Cette étape peut apparaître comme évidente, mais elle n’en reste pas moins essentielle. Vous devez absolument analyser et comprendre le référentiel afin de pouvoir l’adapter à votre structure. Pour ce faire, vous pouvez suivre des formations ou des webinars, ou vous faire accompagner par un consultant.
L’équipe projet doit ensuite sensibiliser le reste de l’équipe pédagogique sur un certain nombre de thématiques, notamment l’accueil des Personnes en Situation de Handicap, l’utilisation du référentiel qualité ou encore les preuves à fournir lors de l’audit initial (tels que la copie de la convocation, l’attestation de formation, les supports de formation, les attestations signées, etc.).
En effet, il est important que l’équipe pédagogique dans son ensemble comprenne les enjeux, afin de pouvoir mettre en place des mesures utiles et pérennes.
2- Regrouper les éléments de preuves disponibles par critères et/ou indicateurs
Avant même de vous concentrer sur les mesures à mettre en place et les éléments à créer, il est utile de faire le point sur ce que vous possédez déjà. Il est fort probable que vous ayez à disposition un certain nombre d’éléments de preuves, tels que les feuilles d’émargement ou le certificat de réalisation des formations par exemple.
Trier ces éléments existants par critères et/ou par indicateurs vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur ce que vous avez déjà et ce qu’il vous reste à faire. Il est par ailleurs conseillé de trier les éléments par critère avant l’audit initial, pour faciliter l’audit.
3- Formaliser les bonnes pratiques réalisées de façon informelle
Comme pour les éléments de preuves, vous avez forcément déjà de bonnes pratiques, de bonnes mesures que vous réalisées au quotidien. Dans la plupart des organismes de formation, ces pratiques sont nombreuses mais vous ne vous en rendez pas forcément compte ! Avant d’en créer de nouvelles, il est judicieux de les formaliser. En effet, un élément important de la certification Qualiopi est la systématisation des procédures et des pratiques.
Analyser les pratiques existantes et les formaliser, en créant par exemple une procédure, vous permettra d’avancer dans votre préparation et de faciliter la systématisation de ces mesures. De plus, cela vous évitera de créer de nouvelles mesures en pensant que c’est nécessaire, alors que vous faisiez déjà un certain nombre de choses !
4- Créer les éléments inexistants
Une fois que vous êtes bien conscients des éléments et pratiques que vous possédez déjà, il faut créer les éléments inexistants.
Souvent, les organismes n’ont par exemple pas d’enquêtes de satisfaction à destination des financeurs.
De même, la sous-traitance n’est souvent pas suffisamment prise en compte, à savoir : déclaration d’activité, BPF annuel, exonération de TVA, etc.
Autre point de vigilance, l’accessibilité des locaux : les organismes de formation sont le plus souvent considérés comme des Etablissement Recevant du Public ERP de 5° catégorie. Dans ce cas, une fois la mise aux normes effectuée, une attestation sur l’honneur de la personne responsable de l’organisme suffit pour prouver son accessibilité à votre certificateur. Vous pouvez la générer en ligne sur ce site du gouvernement : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/attestation-accessibilite-cat5
Pour cette étape, l’analyse du référentiel réalisée en étape 1 est cruciale, puisqu’elle vous permet de créer des éléments judicieux et adaptés à votre structure. Si vous n’êtes pas sûr de vous, vous pouvez également demander à un conseiller de vous aider et de vous faire un retour sur vos éléments de preuves et procédures.
5- Mettre en œuvre les nouvelles procédures
Après avoir créé de nouvelles mesures, il faut les mettre en œuvre et les systématiser. Si on reprend l’exemple de l’enquête de satisfaction à destination des financeurs, il faut envoyer les enquêtes à une fréquence régulière et pertinente, penser à relancer si besoin, et mettre en place une procédure de traitement des retours.
6- Mesurer l’efficacité de l’ensemble du système qualité
Une fois que vous avez créé tous vos éléments et toutes vos mesures, que tout est systématisé et organisé par critères, il peut être utile de vérifier l’efficacité de votre système avant de demander un audit. Cette vérification vous permettra d’affiner le système si besoin, et d’éventuellement éviter des non-conformités ou un refus de la certification.
Pour vérifier votre système, vous pouvez solliciter une visite d’évaluation ou un audit interne. Vous pouvez demander à un consultant de le réaliser, ou à votre accompagnateur si vous avez choisi de vous faire accompagner tout au long de votre préparation à la certification Qualiopi.
Une fois toutes ces étapes réalisées, il est temps de choisir votre organisme certificateur. Attention, l’organisme certificateur n’est pas votre accompagnateur ! Il est important de bien comprendre la différence entre les deux pour ne pas prendre de retard dans vos démarches.
Quelle est la différence entre un accompagnateur et un organisme certificateur ?
Lorsque vous vous faites accompagner, vous demandez à un professionnel de vous aider à préparer l’audit initial. Ce professionnel va vous aider à comprendre le référentiel qualité, à vous l’approprier et à l’adapter aux spécificités de votre organisme de formation.
Il peut également réaliser un ou plusieurs audit(s) blanc(s) : comme pour le vrai audit initial, il va regarder vos procédures et vos éléments de preuves afin de mesurer votre niveau de respect des exigences, vous aider à vous approprier le Référentiel National Qualité, vous aider à formaliser les bonnes pratiques existantes. Ne pouvant pas être « juge et parties », l’audit initial est quant à lui, réalisé par un organisme certificateurs reconnu. Pour des raisons d’objectivité et d’équité, vous ne pouvez pas être audité par votre accompagnateur, même si celui-ci y est habilité.
L’organisme certificateur est un organisme tiers, accrédité ou autorisé à démarrer les activités de certification sur la base du référentiel national de certification qualité par le Cofrac (Comité français d’accréditation).
Suis-je obligé d’être accompagné pour préparer mon audit initial ?
Non, votre seule obligation est de passer l’audit initial en ayant moins de 4 non-conformités mineures (0 majeures). Cependant, pour les non-initiés ou pour vous assurer de bien appréhender le niveau d’exigence, il peut être judicieux de vous faire accompagner, de suivre une formation ou de réaliser un audit diagnostic pour construire un système pertinent de management de la qualité, dans le temps.
Tous les centres de formation étant différents, il est essentiel de prendre en compte vos spécificités, au risque de mettre en place des procédures impossibles à réaliser ou à suivre sur le long terme.
Se faire accompagner, c’est donc maximiser les chances d’éviter les non-conformités majeures qui vous empêcheraient d’obtenir Qualiopi, mais aussi maximiser les chances de mettre en place une politique d’amélioration continue pertinente via des procédures adaptées et viables.
Par ailleurs, il est possible de choisir un accompagnateur-formateur qui est lui-même certifié Qualiopi et donc de financer votre formation-action via les fonds mutualisés (votre plan d’action). Si votre structure n’est pas encore existante, vous pourrez également vous former via le dispositif du CPF et bénéficier d’une formation « Créer son organisme de formation ou de bilan de compétences ». Certaines formations incluent la formation sur le Référentiel National Qualité.
Comment choisir mon organisme certificateur ?
Le choix de votre organisme certificateur est important. Outre les tarifs de chacun, il faut aussi choisir un organisme adapté à vos spécificités.
Ainsi, une école de conduite n’a pas les mêmes spécificités qu’un organisme de formation spécialisé dans le management, et ils ne choisiront peut-être pas le même certificateur.
Il existe une liste de 25 organismes certificateurs sur le site du Ministère du travail, mais ce ne sont pas les seuls habilités à faire passer la certification !
En effet, France Compétences dont le rôle est d’améliorer/financer et réguler le marché de la formation, publie une liste de labels spécialisés, où on trouve par exemple :
- le label FLE_Qualiopi, à destination des centres de langues spécialisés dans le Français Langue Etrangère.
- le label Certif’Région pour les organismes basés en Occitanie.
- le label Ecole conduite Qualité pour les écoles de conduite (détenue par le ministère de l’intérieur et gratuite)
- le label E2C à destination des Ecoles de la 2e Chance pour les jeunes dépourvus de qualification professionnelle ou de diplôme.
Ces labels permettent d’obtenir à la fois la certification spécialisée et Qualiopi. Les exigences de ces doubles certifications sont bien sûr un peu différentes, avec des critères supplémentaires par rapport au référentiel qualité de Qualiopi et, souvent, les coûts sont revus à la hausse.
Il peut être intéressant de vous renseigner sur les différents labels et de voir si une double certification adaptée à votre cas existe, et si elle serait pertinente. Il faut cependant s’y pencher dès le début de votre préparation, puisque les exigences seront différentes. Là encore, vous faire accompagner peut vous permettre d’y voir plus clair et de gagner du temps.
Puis-je changer d’organisme certificateur ?
Prévu par l’article 7 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail, vous pouvez tout à fait changer de certificateur.
Ce changement est possible notamment lors de l’audit de renouvellement. Ce peut être une solution si vous n’êtes pas satisfait de l’organisme qui a effectué vos précédents audits. La plupart des organismes certificateurs expliquent la procédure de transfert de certification sur leur site. C’est également un choix judicieux si, par exemple, vous décidez de vous spécialiser et ainsi d’obtenir un double label tel que le label FLE.
En effet, changer d’organisme certificateur pour obtenir ce double label vous apporterait plus de visibilité et un accès à des marchés spécialisés. Enfin, sachez qu’il est possible que votre organisme certificateur ne soit plus habilité par le COFRAC, auquel cas vous devrez obligatoirement changer d’organisme.
Ce changement est également possible en cours de cycle. Vous devrez cependant effectuer votre audit de surveillance avec le même organisme certificateur qu’à l’audit initial.
Si la certification vous est refusée lors de l’audit initial, vous pouvez tout à fait choisir de changer d’organisme certificateur. Il vous suffit de faire une nouvelle demande d’audit initial auprès de l’organisme de votre choix. Attention cependant, vous devez quand même attendre trois mois avant de pouvoir faire le nouvel audit initial, qu’il ait lieu avec le même organisme ou avec un organisme différent.
Sur quels textes cette nouvelle réglementation se base-t-elle ?
- La Loi n°2018-771 du 5 Septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, article 6.
- Décret n° 2019-564 du 6 Juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle, modifié par l’ordonnance n° 2020-387 du 1er Avril 2020.
- Décret n° 2019-565 du 6 Juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences, modifié par l’ordonnance n° 2020-387 du 1er Avril 2020.
- Arrêté du 6 Juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail
- Arrêté du 6 Juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R. 6316-3 du code du travail
- Code du travail : articles L.6316-1 à L.6316-5, articles R.6316-1 à R.6316-7, modifié par l’ordonnance n° 2020-387 du 1er Avril 2020.