Votre action de formation est éligible au CPF, et il vous faut désormais publier une offre de formation sur EDOF, la plate-forme dédiée. Voici la marche à suivre pour utiliser EDOF correctement et respecter les codes et CGV.
Sommaire de l’article:
- Respecter les obligations légales liées au CPF
- Activer la démarche EDOF
- Saisir votre catalogue
- Comment saisir une offre de formation
- Quel style utiliser ?
- A quoi correspondent les différentes zones de saisie ?
- Que faire quand un stagiaire s’inscrit ?
- Et du point de vue du stagiaire ?
Mon Compte Formation vous propose une série d’articles, et un guide dont nous vous résumons le contenu.
Respecter les obligations légales liées au CPF
Pour pouvoir continuer à prétendre à un financement, vous devez être à jour des obligations légales et réglementaires, être certifié Qualiopi, référencer une offre éligible et être habilité par le Certificateur.
Il est également préconisé de :
- enregistrer sa certification sur le Data Dock afin de rendre son offre référençable par les financeurs, dont la caisse des dépôts. Pour ce faire, il suffit de créer son compte, renseigner son organisme et enregistrer son certificat Qualiopi.
- rendre son offre visible par les financeurs (Pôle emploi, OPCO, Régions) et les préconisateurs dont les CEP. Pour ce faire, il est possible d’enregistrer son organisme et son offre sur la base régionale de l’offre de formation professionnelle francilienne Dokelio ou réseau Carif-Oref , en région.
Vous vous portez également garant du respect du guide en cas de sous-traitance, et vous devez pouvoir fournir toutes les informations relatives à l’action de formation en cas de contrôle.
Activer la démarche EDOF
Avant de pouvoir accéder à l’espace professionnel, vous devez activer votre « démarche EDOF » via le portail dédié. Vous aurez besoin d’un code d’activation qui aura été envoyé à votre siège social. Ce code est changé en cas de modification du SIREN ou du numéro de Déclaration d’Activité, ou en cas de changement de l’adresse email renseignée dans le portail.
Saisir votre catalogue
Lors de votre saisie, vous devez participer à la neutralité de la plateforme et respecter les conditions de concurrence équitables entre les organismes de formation.
Votre offre doit ainsi être rédigée en français, même si la formation est dispensée en langue étrangère. Vous pouvez utiliser des liens hypertextes afin de renvoyer vers une autre action de formation complémentaire et référencée sur Mon Compte Formation, ou vers la page de votre site web qui traite de cette action.
Une attention particulière doit être portée sur le rattachement de votre action de formation à la bonne certification. Si vous ne rentrez pas le bon code RNCP ou RS, votre offre sera désactivée.
Vous pouvez utiliser la marque et le logo « Mon Compte Formation », mais uniquement pour promouvoir des actions de formation référencées CPF et sans y apporter la moindre modification.
Enfin, vous devez impérativement respecter le délai de trois jours ouvrés pour déclarer l’entrée en formation et la sortie de formation du stagiaire, et vérifier le montant reporté dans les données de facture dans EDOF.
Une fois votre offre saisie, EDOF générera un lien à inclure sur votre site web afin d’arriver directement sur l’offre. Cela permettra aux bénéficiaires de trouver facilement votre offre sur EDOF.
Comment saisir une offre de formation ?
Quel style utiliser
Il faut essayer d’être le plus clair possible et de ne pas tout écrire. L’objectif est de donner les informations essentielles pour que le futur stagiaire puisse choisir entre plusieurs formations.
Si possible, essayez de faire des phrases affirmatives et actives, dans l’esprit des programmes Qualiopi, et vérifiez la cohérence de toutes les informations données.
A quoi correspondent les différentes zones de saisies
Pour chaque zone de saisie, vous pouvez trouver des exemples dans le guide.
1. Intitulé de la formation
Plus il est court et concis, mieux il remonte dans le moteur de recherche. Il est donc dans votre intérêt de réfléchir à des mots-clés. Le nom de votre organisme et le nombre d’heures ne doivent pas y figurer.
2. Modalités, Objectifs et Contenus
Le champ « modalités » doit renseigner les prérequis et les modalités d’admission le plus précisément possible. Afin de communiquer la bonne information, il vaut mieux être exhaustif dans ce champ.
Pour les objectifs, privilégiez les verbes d’action et des objectifs opérationnels, c’est-à-dire qui soient mesurables et réalistes.
Enfin, utilisez des phrases courtes pour parler de vos contenus afin qu’ils soient clairs. Vous pouvez aussi expliquer le déroulement de la formation et ses étapes.
3. Les Points Forts de la formation
C’est dans ce champ que vous pouvez vous valoriser et vous démarquer ! Bien que vous deviez rester objectif et factuel afin de respecter les obligations légales, vous pouvez indiquer un taux de réussite, de satisfaction, un label ou une norme de qualité, ou encore des méthodes ou modalités innovantes… Pensez à ce qui rend votre formation unique !
Il est fortement déconseillé de décrire simplement la formation, même si vous ne savez pas quoi écrire. En effet, les futurs stagiaires connaissent le descriptif puisqu’ils ont déjà lu vos contenus ! Essayez plutôt de mettre en avant les avantages liés aux modalités ou les qualités de vos formateurs.
4. Les autres champs
En plus de ces principaux champs, vous devrez également choisir la certification proposée à partir d’une liste, donner le type de parcours à partir d’un menu déroulant, et indiquer le lieu de la formation et le prix TTC. Il vous faudra également indiquer les coordonnées de la ou des personnes contact.
Votre offre reste modifiable en cas de besoin. Les changements seront visibles après 24h dans les résultats du moteur de recherche.
5. La certification
Comme votre action doit être certifiante, vous devez être vigilants sur certains points : les contenus et objectifs doivent concorder avec la certification visée, vous devez vérifier que la certification est bien active, et faire remonter au Certificateur tout problème dans l’indexation de sa certification.
Que faire quand un stagiaire s’inscrit ?
Quand un stagiaire fait une demande d’inscription via son espace Mon Compte Formation, vous recevez une notification. Vous avez alors deux jours ouvrés pour y répondre. Si votre action de formation demande des prérequis, vous devez accuser réception de la demande sous deux jours puis vous avez trente jours supplémentaires pour contacter le stagiaire et valider les prérequis.
Il est essentiel de respecter ce délai de deux jours ouvrés, sans quoi vous ne pourrez plus accepter la demande.
Une fois le dossier accepté, le stagiaire a quatre jours ouvrés pour finaliser l’inscription et payer. Après cela, vous pouvez commencer la formation. N’oubliez pas de venir indiquer l’entrée en formation dans les trois jours qui suivent. A la fin de la formation, le stagiaire doit passer la certification, et vous devez indiquer la sortie de formation.
Vous ne recevez le paiement qu’une fois la formation terminée et les données de facturation transmises (il s’agit notamment du numéro de facture).
Et du point de vue du stagiaire ?
Le plus simple pour le stagiaire est d’utiliser le lien généré par EDOF et disponible sur votre site web afin de s’inscrire à votre formation.
Il doit pouvoir trouver toutes les informations nécessaires sur votre offre, et notamment concernant l’accès aux personnes en situation de handicap. Il vous faut donc vous assurer qu’elles soient disponibles.
Après le passage de sa certification, le stagiaire évaluera la prestation. En effet, le compte CPF prend en compte les évaluations des stagiaires à partir des critères suivants : Accueil, contenu de la formation, équipe de formateurs, mise à disposition et accompagnement. Le stagiaire attribue une note pour chaque critère, puis une moyenne est établie.
Les notes sont ensuite publiées sur Mon Compte Formation de manière anonyme et sans commentaires. Seule la note pour chaque critère est visible.
Ces retours sont non seulement importants puisqu’ils sont visibles sur la plate-forme et peuvent donc être pris en compte par de potentiels futurs stagiaires, mais aussi car ils vous permettent d’améliorer vos prestations. Il s’agit donc d’un indicateur qualité qui peut et doit être pris en compte dans le cadre de l’amélioration continue.