On parle beaucoup de l’audit initial, et pour cause : c’est celui qui vous permet d’obtenir votre certification. On parle moins souvent de ce qui se passe après l’audit initial, de ce que vous vous pouvez faire ou non, et des efforts à fournir pour garder votre certification.
Sommaire
- J’ai été certifié, comment puis-je utiliser la marque Qualiopi ?
- Quels éléments de communication puis-je changer une fois que je suis certifié ?
- Qu’est-ce qu’un audit de surveillance ou de renouvellement ?
- La certification obtenue peut-elle être suspendue ou retirée ?
- Comment me préparer aux audits de surveillance et de renouvellement ?
- Et si je n’obtiens pas la certification lors de l’audit initial ou que je ne suis pas certifié au 1er janvier 2022 ?
J’ai été certifié, comment puis-je désormais utiliser la marque Qualiopi ?
Dès lors que vous êtes certifié, vous avez une autorisation d’usage de la marque Qualiopi. Cela signifie que vous pouvez mentionner votre certification sur vos supports de communication, par exemple. Vous devez cependant respecter les règles d’usage de la marque.
Ainsi, vous ne pouvez utiliser la marque qu’à des fins d’information et de promotion sur vos prestations en lien avec Qualiopi ; et vous devez absolument indiquer pour quelle(s) catégorie(s) d’actions vous avez été certifié. Vous ne pouvez pas non plus modifier le logo Qualiopi lorsque vous l’utilisez, de quelle que manière que ce soit : vous ne pouvez pas le rendre transparent ou l’utiliser sans son bandeau ou son fond blanc, par exemple. Il doit également faire au minimum 23mm sur 10mm. Vous ne pouvez pas non plus utiliser la marque ou le logo sur vos attestations de fin de formation, ou sur vos supports de communication pour une formation en particulier.
Si vous perdez votre certification, vous pouvez utiliser la marque uniquement dans les délais impartis pour faire une nouvelle demande de certification, après quoi vous n’avez plus le droit de l’utiliser.
Enfin, l’état peut vous demander la liste des instances où vous avez utilisé la marque. Vous devez donc faire un suivi daté des utilisations.
Quels éléments de communication puis-je changer une fois certifié ?
Une fois certifié, vous pouvez tout à fait mettre à jour votre référencement sur certains sites. Vous pouvez notamment mettre à jour Datadock (qui est valable jusqu’à la fin de l’année), la base de données des organismes de formation Dakelio-Carif, ou encore la Caisse des Dépôts pour le CPF.
Vous pouvez également changer votre site web et vos supports de communication, dans le respect de la charte d’usage.
Attention, si vous perdez votre autorisation d’usage de la marque Qualiopi, vous devrez immédiatement mettre à jour tous les sites de référencement et vos supports de communication.
Qu’est-ce qu’un audit de surveillance ou de renouvellement ?
Après avoir obtenu votre certification lors de l’audit initial, vous devrez maintenir la certification via une surveillance :
- Un audit de surveillance pour s’assurer de la bonne application du référentiel national qualité
À la suite de cet audit qui peut se faire à distance, la certification peut être suspendue ou retirée :- au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées,
- en cas de non-conformités majeures non levées sous 3 mois
- en cas de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.
L’audit de surveillance des organismes certifiés avant 2021 est réalisé entre le 14e et le 28e mois suivant l’obtention de la certification.
/!\ L’audit initial réalisé avant 2022 peut être réalisé à distance. L’audit de surveillance doit alors être fait sur site.
- Un audit de renouvellement durant la 3ème année lorsque le prestataire demande à renouveler sa certification. Il est réalisé sur place avant la date d’échéance de certification.
/!\Pour les organismes ayant obtenu, avant le 1er janvier 2021, la certification qualité Qualiopi, l’audit de renouvellement s’effectuera au cours de la 4ème année de validité de la certification, avant son expiration.
La certification obtenue peut-elle être suspendue ou retirée ?
Une suspension ou retrait de certification peut tout à fait être initié par l’organisme certificateur, notamment, en cas de défaut de maintien de la conformité de vos prestations, non-respect des engagements contractuels ou des règles d’utilisation de la marque de ce dernier. Il est préconisé de bien lire vos contrats. Le retrait de certification impose la reprise du processus de certification dans son intégralité.
Il est également important de noter qu’à compter du 1er janvier 2021, Les organismes financeurs devront :
- procéder à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées. Leurs contrôles pourront être mutualisés (via Datadock ?).
- effectuer tout signalement utile et étayé sur la qualité des actions auprès du ministre chargé de la formation professionnelle qui pourra en informer l’organisme ou l’instance qui a délivré la certification.
- veiller à l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues..
Au-delà, ils continueront de fixer leurs priorités et critères de prise en charge ainsi que les clauses contractuelles, notamment en matière de service fait : la certification n’est donc pas une garantie de financement ; et un audit peut être diligenté suite à un signalement de la part d’un organisme financeur.
Comment me préparer aux audits de surveillance et de renouvellement ?
Pour être prêt pour les audits de surveillance et de renouvellement, il est important que les procédures et mesures mises en place pour l’audit initial soient adaptées à votre organisme. Des procédures trop longues ou trop complexes pour vos formations ou votre main-d’œuvre ne seront pas viables sur le long terme, et cela posera un problème lors des audits suivants.
Avec des mesures adaptées, en revanche, il sera plus facile de rester aux normes. L’idée n’est pas de devoir préparer l’audit de surveillance ou de renouvellement comme vous avez préparé l’audit initial, c’est de prouver que vous avez continué à mettre en œuvre les nouvelles mesures dans un esprit d’amélioration continue.
Il vous suffit donc d’intégrer les processus à votre routine, de les systématiser, de les améliorer. N’oubliez pas de systématiser également votre veille.
Enfin, l’élément essentiel de Qualiopi réside dans le principe d’amélioration continue : si vous cherchez sans cesse à améliorer la qualité de votre offre de formation, en recueillant et en analysant les retours des différentes parties et en analysant votre environnement socio-économique, vous ne devriez pas avoir trop de travail pour préparer vos audits.
Que se passe-t-il si je n’obtiens pas la certification lors de l’audit initial ?
Comme vous le savez sans doute, l’auditeur peut constater des non-conformités si vous ne respectez pas totalement les indicateurs du référentiel qualité.
Il existe une gradation des non-conformités, à savoir, mineures et majeures. Notons qu’à la quatrième non-conformité mineure, elles se transforment en non-conformité majeure. Impossible d’être certifié, dès lors qu’une seule non-conformité majeure est notifiée. Celle-ci pourra, toutefois être levée, grâce à un plan d’action et la transmission de preuves de mise en œuvre de vos actions correctrices. Sachez, par ailleurs, que vous disposerez d’un délai de trois mois maximum pour mettre en application vos actions correctrices.
Si celles-ci sont validées par l’auditeur et l’organisme certificateur, la non-conformité majeure pourra être levée. À défaut, vous devrez alors attendre trois mois de plus avant de pouvoir demander un nouvel audit (soit six mois après votre audit initial !). Vous pouvez également solliciter une aide afin de lever les non-conformités.
L’échéance du 1er janvier 2022 se rapprochant, il est donc essentiel d’être très bien préparé lors de votre audit afin d’éviter ce cas de figure, qui rendrait très compliqué l’obtention de Qualiopi dans les temps impartis.
Et si je ne suis pas certifié le 1er janvier 2022 ?
Si malheureusement vous n’avez pas obtenu la certification le 1er janvier 2022, il y aura plusieurs impacts :
- Les actions déjà en cours fin 2021 et qui bénéficient d’un accord de prise en charge pourront se dérouler et resteront prises en charge par les fonds publics ou mutualisés.
- Par contre, vous ne pourrez pas obtenir de financement pour vos nouvelles actions de formation, et vous ne serez plus référencés auprès des financeurs.
Vous pourrez demander un nouvel audit, mais vous perdrez néanmoins l’accès aux fonds publics et mutualisés tant que votre structure n’est pas certifiée. D’autres décideront peut-être de se concentrer sur les autres marchés (hors fonds publics/mutualisés) ou encore d’être portés par une autre structure.