Savez-vous quoi faire après avoir étudié le référentiel et préparé vos éléments de preuves ? Comment se passe l’audit initial, les délais d’accès à la certification, son coût pour votre organisme et les éléments qui peuvent vous faire rater la certification ?
Sommaire de l’article:
- Comment obtenir la certification ?
- Comment connaître sa date d’audit ?
- Combien de temps dure l’audit ?
- Combien de temps ai-je pour me faire certifier ?
- Combien coûte le passage de la certification ?
- Qu’est-ce qu’une non-conformité?
Comment obtenir la certification ?
L’obtention de la certification se fait via un audit initial. Il vous faut donc vous y préparer. En fonction de leur structure, certains organismes choisissent de nommer une personne en charge de la préparation à la certification ; tandis que d’autres demandent à tout le monde d’y participer, un peu comme à un projet de groupe. Un groupe projet restreint semble être la solution la plus judicieuse pour respecter les délais. Idéalement et en fonction de la taille de votre structure, cette équipe serait constituée d’un membre de l’équipe administrative, d’un membre de l’équipe pédagogique et d’une personne en charge de la partie RH.
Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos équipes devra être sensibilisé aux nouvelles mesures et aux objectifs de Qualiopi, à savoir notamment l’amélioration continue ou l’accueil des personnes en situation de handicap. Avant de demander une date d’audit, vous devez donc avoir bien lu et compris le référentiel, mais surtout l’avoir adapté à votre organisme afin de mettre en place des stratégies et des mesures pérennes. Ces mesures devront être formalisées avant l’audit.
A l’issu de cet audit, vous êtes certifié pour trois ans. Il y aura cependant un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, et un audit de renouvellement au bout des trois ans. Vous rentrez donc dans une dynamique à durée indéterminée. Il est vivement préconisé de construire son propre système qualité en adéquation avec vos moyens, ressources et votre ADN.
Lors de l’audit, vous devrez présenter vos preuves à l’auditeur. Ce dernier procédera à un échantillonnage de vos dossiers de formation et vous demandera de lui montrer des éléments de preuves sur ces derniers, d’où l’importance de préparer la certification et de se mettre en conformité en avance.
L’absence de preuve le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité.
Comment connaître sa date d’audit initial ?
Le guide définit les modalités d’audit que doivent mettre en œuvre par les certificateurs.
La procédure de certification comprend :
- un audit initial effectué sur place pour vérifier que les actions répondent aux exigences requises. Pour obtenir une date d’audit, vous devez fournir au certificateur :
- votre raison sociale et les coordonnées d’un contact identifié ;
- votre numéro de déclaration d’activité (ou la copie de la demande d’enregistrement datant de moins de 3 mois) ;
- les catégories d’actions concernées par la certification (formation, bilan, VAE, apprentissage) ;
- la liste exhaustive des sites dépendant du numéro de déclaration d’activité ;
- un organigramme de l’organisme lorsque celui-ci a plus de 3 salariés en CDI ;
- les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
- la période souhaitée pour l’audit ;
- le dernier bilan pédagogique et financier disponible.
En fonction de l’organisme certificateur et de la période de demande, vous pourrez obtenir une date d’audit sous 15 jours / un mois. La plupart de ces organismes communiquent sur leurs délais.
Combien de temps dure l’audit ?
La durée de l’audit initial est d’au moins un jour, mais dépend de plusieurs critères (voir l’arrêté).
- Votre chiffre d’affaires
- Moins de 150K
- Entre 150K et 750K
- Plus de 150K
- Les catégories d’actions :
- Actions de formations (L6313 1°),
- Bilan de compétences (L6313 2°),
- VAE (L6313 3°),
- Alternance (L6313 4°).
- Le nombre de sites que vous possédez en plus du siège.
Un organisme qui dispose d’une certification ou d’un label qualité inscrit sur la liste de l’ex-Cnefop (et en cours de validité lors de sa demande de certification Qualiopi) peut demander une durée minorée de l’audit initial qui ne concerne alors que certains indicateurs.
Combien de temps ai-je pour me faire certifier ?
Pour accéder aux fonds publics et mutualisés, vous devez être certifié avant le premier janvier 2022. Nous vous conseillons cependant de vous faire certifier dès que possible : au 31 décembre 2020, seuls 10 000 organismes avaient été certifiés, sur un total de 40 000 organismes souhaitant passer la certification.
Cela signifie que l’on peut s’attendre à un goulot d’étranglement à partir l’été 2021, avec des délais rallongés avant de pouvoir passer l’audit, et donc un risque de ne pas être certifié dans les temps. Il est donc impératif de se préparer au maximum dès maintenant afin de passer l’audit le plus rapidement possible.
Combien coûte le passage de la certification ?
Le prix exact varie selon l’organisme certificateur que vous choisissez et les services proposés. Cependant, en moyenne la certification coûte 1400€ HT.
Certains organismes certificateurs demandent également des frais de dossier, de déplacement ou encore de renouvellement. Il faut donc vous renseigner en amont sur les différents organismes et voir lequel est le plus adapté à vos besoins.
Vous pouvez vous renseigner et demander des devis sur différents organismes certificateurs afin de les comparer. Attention cependant à ne pas perdre trop de temps afin d’éviter le goulot d’étranglement du dernier semestre 2021.
Qu’est-ce qu’une non-conformité ?
Vous avez une non-conformité quand un indicateur n’est pas entièrement respecté. La non-conformité au référentiel peut être mineure ou majeure. Une non-conformité mineure (prise en compte partielle d’un indicateur) ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée, contrairement à la non-conformité majeure.
L’existence d’au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision du certificateur constitue une non-conformité majeure.
La certification ne peut pas être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.
Si vous recevez un refus de certification, vous ne pourrez pas déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois. Ce délai passé, vous devez indiquer au certificateur les non-conformités qui vous ont été signalées et démontrer qu’elles ont été résolues.