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Comment choisir son logiciel de gestion de la formation ?

Lucile
logiciel de gestion de la formation
Mise à jour du 05/04/2022

Les organismes de formation ont très souvent recours à un voire plusieurs logiciels de gestion. C’est pourquoi il en existe énormément, pour tous les types d’organismes, tous les besoins et à tous les prix. A cause de cette diversité, il est parfois difficile de choisir son logiciel de gestion.
Comment faire le tri parmi les possibilités afin de trouver le logiciel le mieux adaptés à vos besoins et vos spécificités ?

Sommaire

Quel est l’intérêt d’investir dans un logiciel de gestion de la formation ?

Les organismes de formation ont de nombreuses obligations administratives, qu’il s’agisse par exemple de rédiger des devis, des conventions et des attestations, ou d’organiser les sessions de formations et d’attribuer les formateurs.

Afin de simplifier le process ou de gagner du temps, beaucoup d’OF se tournent vers un logiciel de gestion de la formation. Ces logiciels spécialisés permettent d’éditer automatiquement des documents, de gérer les plannings, les absences ou encore les questionnaires de satisfaction. La plupart permettent également d’alléger le temps alloué à la comptabilité, en proposant des statistiques et des tableaux récapitulatifs afin de savoir quels clients ont payé, sont en attente de paiement, etc.

Il existe également des logiciels qui permettent de gérer non pas l’aspect administratif mais l’aspect pédagogique des formations, en proposant des plateformes intégrées pour stocker les documents, dynamiser les formations avec des jeux, voire proposer des cours à distance sur une plateforme intégrée.

Les organismes de formation qui s’intéressent à ces logiciels sont donc très nombreux. On compte bien sûr les centres qui ont d’importants effectifs de formateurs et de nombreuses sessions de formation, mais également des formateurs indépendants qui souhaitent gagner du temps et/ou dynamiser leurs formations.

Comment choisir le logiciel le mieux adapté ?

Evaluez vos besoins


Pour pouvoir choisir le meilleur logiciel de gestion, vous devez d’abord être conscient de vos besoins et spécificités. Nous vous conseillons de commencer par répondre aux questions suivantes :

Répondre à ces questions vous permettra de savoir exactement ce dont vous avez besoin, et de ne pas vous tourner vers un logiciel trop complet et donc non rentable, ni vers un logiciel qui ne disposerait pas de tout ce dont vous avez besoin.

Comprendre les différents types de logiciels

Lorsqu’on cherche un logiciel de gestion, on a souvent à faire à de nombreux acronymes censés nous aiguiller sur la nature du logiciel en question. Cependant, il n’est pas toujours évident de comprendre ces sigles.

Le LMS (Learning Management System) est un logiciel pensé pour la pédagogie, et notamment la pédagogie à distance. On y trouve généralement des espaces pour créer, stocker et partager des contenus et activités avec les apprenants. Certains possèdent également une classe virtuelle intégrée, c’est-à-dire que vous pouvez faire vos cours en ligne directement depuis le logiciel, sans avoir besoin de vous connecter à une plateforme externe telle que Zoom ou Teams.

Le CRM (Customer Relationship Management) est quant à lui pensé pour la gestion de vos relations clients. Vous pouvez généralement y stocker les données de vos clients, établir des devis et factures, suivre l’évolution des dossiers, etc.

Enfin, l’ERP (Enterprise Resource Planning) est pensé pour vous aider à gérer votre entreprise. Vous pouvez généralement y générer des documents, planifier des tâches et des projets, stocker des données, etc.

La plupart des organismes de formation ont besoin d’au moins deux de ces types de logiciels. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels qui sont en fait deux en un, voire les trois à la fois.

Comparer plusieurs logiciels

Vous savez maintenant quels sont vos besoins et quels types de services vous voulez acheter. Il vous faut désormais comparer différents logiciels.

Il serait bien sûr impossible de comparer tous les logiciels de gestion, mais nous vous recommandons de vous renseigner sur au moins trois d’entre eux, afin de comparer les services proposés, les services en option (avec coût supplémentaire) et les tarifs. Certains proposant des essais gratuits, rien ne vous empêche d’essayer un voire plusieurs logiciels afin de mieux les appréhender et de déterminer s’ils sont faits pour vous ou non ! Il est important de prendre le temps d’effectuer vos recherches et de tester différents logiciels, car cela vous permettra à vous et à vos équipes d’en gagner par la suite.

Pour vous aider, nous avons-nous-même comparé un certain nombre de logiciels. Il ne s’agit que d’un échantillon, et il existe de nombreux autres logiciels qui pourraient vous convenir.

Les logiciels de gestion et Qualiopi

Alors que la certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier des fonds publics et mutualisés, certains logiciels de gestion ont choisi d’adapter leurs pratiques, et notamment leurs documents types (les conventions, devis, catalogues…) afin que les organismes n’oublient pas d’indiquer toutes les informations requises pour le maintien de la certification. L’amélioration continue est également souvent prise en compte, à travers des reportings et statistiques précis suite aux retours des clients et apprenants.

Ce point peut donc être pris en compte lors de vos comparaisons, afin d’optimiser vos chances de maintenir votre certification.

Exemples de logiciels

Les logiciels pensés pour les organismes de formation avec plusieurs formateurs

Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités proposées par certains logiciels de gestion. Vous pourrez également télécharger un tableau comparatif.

Des logiciels pour gérer l’administratif et vos sessions de formation

Dendreo est un des logiciels leader sur le marché, avec une solution très complète, moderne, sécurisée et ergonomique, proposant des fonctionnalités pour la gestion commerciale, administrative, règlementaire et financière. La plateforme propose un grand nombre de paramètres et d’options permettant de s’adapter à de nombreux cas d’usages. La fonctionnalité multi-centres gère des configurations complexes (multi-sites, réseaux, franchises, CAE, portage…), et plusieurs options spécialisés existent (CPF/EDOF, DPC, recyclages…). La personnalisation en marque blanche de son compte est poussée, avec notamment une grande autonomie sur ses modèles d’emails et de documents en Word.

La création et la gestion des parcours de formation est intuitive, et le logiciel est plébiscité pour sa profondeur fonctionnelle (extranets participants, formateurs, entreprises, catalogue public, signatures électroniques, émargements numériques, paiement en ligne, etc.), son intuitivé et son support.
Il alimente le BPF avec des alertes sur les erreurs et intègre également une grille de travail dynamique Qualiopi très utile pour préparer et maintenir sa certification.

La solution est testable gratuitement et l’équipe commerciale est joignable par téléphone et visioconférence.
Les prix publics s’échelonnent entre 199€ à 499€ HT/mois hors options, et une offre sur mesure est également disponible. Une mise en place standard peut être faite en environ un mois.

Ce logiciel propose un extranet avec possibilité de créer des ressources pédagogiques, une gestion des parcours de formation, une gestion administrative et de l’aide pour éditer le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Il est également pensé pour aider les OF à rester en adéquation avec Qualiopi. Il s’agit d’un logiciel très complet pour coordonner et gérer vos actions de formation. Un intranet pour les formateurs est également disponible.

Vous pouvez faire un essai gratuit. Ensuite, les tarifs sont de 56€HT, 68€HT par mois ou sur-mesure selon vos besoins.

Argalis est un logiciel qui propose des modules métiers spécialisés (santé et sécurité au travail ; développement professionnel continu), la gestion des parcours de formation et la possibilité de créer des évaluations. Une gestion administrative avec une aide pour éditer le BPF est également disponible. La plateforme est également adaptée pour aider les OF à rester en adéquation avec Qualiopi.

Les tarifs s’échelonnent de 89€HT à 199€HT selon la formule choisie. Il est également possible de choisir « à la carte ».

Pour gérer le développement des employés, nous recommandons le logiciel de gestion de la formation de Bizneo HR, un système qui conçoit des plans de formation et de carrière renforçant les compétences les plus remarquables de chaque employé et, surtout, les faiblesses afin que chacun puisse s’adapter parfaitement au poste. L’objectif ? Atteindre leur potentiel maximal. Et ce grâce aux données obtenues à partir d’évaluations objectives des performances.
Ce programme centralise l’ensemble de votre catalogue de cours et permet de suivre les progrès de votre équipe à partir d’une plateforme unique, entièrement en ligne.

À son tour, ce module s’intègre à un logiciel RH qui optimise la gestion des talents et automatise les processus les plus courants du département.

Vous pouvez les contacter pour connaître les tarifs.

Des logiciels avec des avantages pédagogiques pour les formations à distance

Queoval propose une plateforme pensée pour les formations à distance : on y trouve notamment la possibilité de digitaliser des formations, une classe virtuelle intégrée et un portail extranet. La classe virtuelle intégrée est un vrai plus pour les OF ou formateurs qui offrent des actions de formation à distance, puisqu’elle permet de rester sur la plateforme et de ne pas avoir recours à des plateformes extérieures telles que Zoom ou Teams.

Le logiciel propose également de gérer vos formations et les questionnaires de satisfaction, de gérer vos relances commerciales et vos campagnes e-mailing, et de nombreux services de statistiques et d’analyse des résultats.

Les tarifs s’échelonnent de 59€HT à 104€HT par mois selon la formule choisie.

Valsoftware propose une offre assez complète, idéale donc pour les OF qui souhaitent bénéficier de tous les types de gestion. On y trouve en effet des avantages pédagogiques tels que la gestion des classes virtuelles et un espace numérique de travail, mais aussi une gestion administrative complète de la formation et l’édition du BPF. Au niveau marketing, il est possible de piloter les actions commerciales, de suivre la prospection et de créer des campagnes.

Le logiciel est pensé pour aider les OF à maintenir leur certification Qualiopi, et il est possible d’y intégrer un LMS en supplément des options déjà intégrées.

Les tarifs s’échelonnent de 235€HT à 480€ HT par mois selon la formule choisie.

Ce LMS s’adresse aux organismes proposant des formations à distance. Il offre notamment la possibilité de créer des modules pédagogiques avec un mode hors ligne et des applications mobiles, la gestion de sessions synchrones et asynchrones, et la coordination des formateurs et des apprenants.

Un essai gratuit est proposé. Les tarifs débutent à 8€HT par mois.

Faisant partie des logiciels les plus connus, Digiforma propose un logiciel de gestion de la formation avec une plateforme e-learning intégrée, ainsi que des séquences de quiz et des contenus digitalisés. Il s’agit donc d’une offre qui s’adapte particulièrement aux cours à distance, et qui peut réellement dynamiser une formation. Par ailleurs, le logiciel offre également un extranet et une gestion administrative des actions de formation, ainsi qu’une édition automatique du BPF. Le logiciel est pensé pour vous permettre de rester en adéquation avec les critères de Qualiopi.

Les tarifs s’échelonnent de 179€HT à 699€HT selon la formule choisie.

Au delà de ses forces éprouvées sur la gestion administrative, commerciale, financière et qualité, Dendreo permet une bonne gestion des formations à distance et des parcours blended. Ils proposent notamment une option de classe virtuelle « Dendreo Live » très pratique au sein des extranets, qui facilite grandement la gestion des invitations aux visio-conférence et s’intègre directement avec le partage de documents, les émargements, les signatures électroniques ou encore les questionnaires de satisfaction.

Dendreo ne propose pas de LMS, cependant des intégrations natives et puissantes existent avec plusieurs LMS reconnus (Moodle, Dokeos, Thinkific…) qui permettent une expérience administrative et utilisateur unifiée et transparente.

Enfin, certaines options avancées sont appréciées, comme la gestion des formations « en duplex » (à la fois en présentiel et à distance), la mise à disposition automatique des replays des classes virtuelles, les parcours pédagogiques, l’évaluation des participants, l’auto-évaluation pré et post formation, et bien sûr les questionnaires de satisfaction paramètrables.

L’option classe virtuelle est vendue 69€, et les intégrations LMS sont en option. Un essai gratuit est possible en libre service ainsi qu’un accompagnement sur mesure en visioconférence.

Des logiciels de gestion administrative avec des avantages marketing

Ce logiciel propose un portail client, à partir duquel les clients peuvent notamment inscrire des collaborateurs à vos sessions de formation. Il s’agit d’un avantage intéressant puisqu’il permet d’automatiser le système d’inscription. Avec Cirrus Shield, vous pourrez également gérer vos formations, organiser les sessions, faire remplir des questionnaires de satisfaction en ligne et suivre vos indicateurs clés. Vous aurez également un certain nombre d’avantages marketing tels que la génération de leads, la prospection commerciale, la gestion des partenaire et l’analyse des données.

Les tarifs s’échelonnent de 15€HT à 75€HT selon la formule choisie.

Les logiciels pensés pour les formateurs indépendants

Certains des logiciels ci-dessus proposent également des options (bien souvent moins chères) pour les formateurs indépendants.

Certains des logiciels ci-dessus proposent également des options (bien souvent moins chères) pour les formateurs indépendants.

C’est notamment le cas de Queoval, qui propose une offre « Indépendant » à 59€HT par mois. On y trouve la possibilité d’avoir un seul utilisateur, d’utiliser une classe virtuelle intégrée, de gérer ses contenus digitaux, de faire des questionnaires et quizz en ligne, de gérer les formations et le suivi administratif, et aussi de faire des campagnes d’emailing.

En plus de leur formule évoquée plus haut, Digiforma propose également une option « Indep » à 69€ HT par mois, qui offre une plateforme e-learning intégrée, des fonctionnalités de gestion administrative, une classe virtuelle (limitée à 20h00 par mois), un CRM et catalogue en ligne, et de l’espace de stockage.

DFIS est une plateforme idéale pour les TPE et les indépendants. Il s’agit principalement d’un CMR qui permet de gérer votre facturation, de communiquer facilement vos données à votre expert-comptable en lui créant un accès gratuit, mais aussi de gérer votre marketing (notamment via des campagnes commerciales) et vos formations (documents nécessaires, intitulés de formations, formateurs, etc), et de vous aider à l’élaboration de votre BPF. Une option multi-utilisateur est disponible.

Vous avez accès à une période d’essai de 15 jours. Si vous souhaitez ensuite continuer avec DFIS, il faut compter 23.75€ HT pour les trois modules (Formation, Facturation et GRC). Vous pouvez également ne prendre que le module Facturation ou le module GRC, chacun à 4.75€HT. Les frais de mise en service sont de 30€ HT.

Les logiciels pensés pour les centre de formation d’apprentis et de bilans de compétences

Valsoftware propose une offre adaptée aux centres qui ont des alternants. L’espace est adapté afin de gérer les alternances, les contrats de professionnalisation, les visites de suivi, l’affectation des stages, etc.

Sur le même principe, Alcuin offre également un espace adapté avec la gestion des entreprises partenaires, le suivi des placements en entreprise, la gestion des contrats et le suivi de l’alternance.

C’est un logiciel pensé principalement pour les CFA. Il propose un suivi individualisé des apprenants, un portail apprenants et entreprises, la saisie des comptes rendus de visites, la gestion des notes et bulletins, et la gestion des contrats. Ymag a annoncé la sortie prochaine d’une plateforme LMS et de la digitalisation des modules de formation.

Pour un comparatif plus détaillé, vous pouvez télécharger le document suivant :

comparatif_ERP_formationTélécharger
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