Vous avez un organisme de formation et vous vous posez des questions sur le Bilan Pédagogique et Financier (BPF), ce document que vous devez absolument remplir chaque année ?
Essayons d’y voir plus clair : à quoi sert-il, comment le remplir et quelles sont les conséquences si vous ne le remplissez pas (sur votre numéro de déclaration d’activité, sur votre certification Qualiopi… ?)
Sommaire de l’article
- A quoi sert le BPF ?
- Comment le remplir ?
- Quand et comment le transmettre auprès des DREETS ?
- Que se passe-t-il si le BPF n’est pas déposé à temps ?
A quoi sert le BPF ?
Le bilan pédagogique et financier est un document accompagné de sa notice explicative. En le remplissant, vous déclarez le nombre de stagiaires que vous avez accueilli l’année précédente, la typologie de vos formations ainsi que les revenus de l’année N-1(en distinguant bien la provenance : entreprises, CFA, CPF, CIF pôle d’emploi, …). En somme, vous déclarez à l’état le bilan complet de l’année passée. Il est donc important de prendre le temps de le remplir correctement pour éviter toute erreur.
Tous les organismes de formation doivent remplir le BPF. Quel que soit votre statut juridique et même en tant qu’indépendant, vous devez le faire dès lors que vous vous êtes enregistré comme organisme de formation et que vous disposez d’un numéro de déclaration d’activité. Cette étape est obligatoire pour maintenir le NDA, à défaut de transmission de votre BPF, votre NDA sera déclaré caduc. Par ailleurs, votre BPF ainsi que le NDA vous seront demandés si vous souhaitez rentrer dans une démarche de certification Qualiopi.
Enfin, il nous semble important de vous informer que des sanctions pénales sont prévues en cas d’infraction, à savoir :
- Une amende de 4 500 € ;
Article L. 6355-15 du Code du Travail.
- L’interdiction temporaire (radiation de la liste publique) ou définitive d’exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation.
Article L. 6355-23 du Code du Travail.
Comment le remplir ?
Vous pouvez bien sûr vous aider de la notice explicative, mais d’ans l’ensemble, chaque cadre se réfère à une partie précise de votre activité :
- L’identification de votre organisme
- La période couverte par le BPF
- Le bilan financier : le chiffre d’affaire généré par vos différentes formations ainsi que les charges que votre organisme a dû payer
- Le bilan pédagogique : le nombre et type de stagiaires accueillis, l’objectif de vos prestations, les formations que vous avez sous-traitées ou pour lesquelles vous avez été sous-traitant
Si vous avez organisé vos prestations, vous devez remplir tous les cadres. En revanche, si vous êtes sous-traitant mais que vous n’avez jamais organisé vos propres formations, vous ne remplissez que les cadres dédiés à la sous-traitance.
Vous pouvez préparer votre bilan en remplissant le formulaire papier, mais vous devrez dans tous les cas taper les informations sur le site par la suite.
Et pour gagner encore du temps précieux d’animation, un tableur qui vous permettra rapidement de comptabiliser vos nombres de stagiaires, ainsi que vos revenus de formation. À vous de l’utiliser à l’année. Ainsi vous pourrez remplir votre BPF en quelques minutes.
Quand et comment le transmettre auprès des DREETS ?
Habituellement, le BPF doit être transmis chaque année avant le 30 avril. Cette année en revanche, suite à la crise sanitaire, vous avez jusqu’au 31 mai 2021 pour le transmettre.
Il s’agit d’une télétransmission, c’est-à-dire que vous devez saisir le bilan en ligne.
Vous pouvez accéder à la page de connexion via le site du ministère ou l’application « Mon activité formation ». Vous pourrez ensuite vous connecter, et transmettre votre BPF. Attention, vous ne pourrez pas télécharger un document PDF, vous devrez remplir le bilan directement sur le site. Il faut donc prévoir un laps de temps pour remplir (ou recopier) toutes les informations et vous assurer qu’elles soient correctes avant de valider.
S’il s’agit de votre première déclaration, vous pourrez créer un compte à l’aide de votre numéro de SIRET et d’une adresse email.
Attention, si vous n’avez pas encore passé votre audit initial pour la certification Qualiopi : afin d’obtenir une date d’audit, vous devrez fournir le dernier BPF à l’organisme certificateur.
Que se passe-t-il si le BPF n’est pas déposé à temps ?
Il est important de remplir votre BPF avant la date limite. En effet, si vous ne le faites pas (ou si vous ne déclarez aucune action de formation, sous-traitance comprise), votre numéro de déclaration d’activité deviendra caduc.
Un numéro de déclaration d’activité caduc signifie que vous n’êtes plus officiellement un organisme de formation, et à ce titre vous n’avez plus le droit de délivrer des actions de formation. Votre activité doit s’arrêter. De plus, vous n’avez plus accès aux fonds publics et mutualisés, et l’exonération de la TVA (si applicable) est annulée.
La certification Qualiopi étant attribuée avec votre NDA, si celui-ci devient caduc, la certification Qualiopi sera suspendue et vous risquez de vous voir refuser l’accès aux fonds mutualisés ou publics.
Vous devrez alors procéder à une nouvelle demande de numéro afin de reprendre votre activité.