Vous détenez la certification Qualiopi, et il vous faut maintenant déjà commencer à préparer votre audit de surveillance ? Quels sont les points de vigilance et les bonnes pratiques ? Nous faisons le point.
Sommaire:
- L’audit de surveillance, c’est quoi ?
- Quand l’organiser ?
- Comment s’y préparer ?
- Et en cas de non-conformité ?
- Les spécificités des nouveaux entrants
- Un point de vigilance : l’utilisation de la marque Qualiopi
L’audit de surveillance, c’est quoi ?
L’obtention de la certification Qualiopi est valable pendant trois ans. Cependant, un audit de surveillance est prévu au milieu du cycle afin de vérifier que l’organisme certifié respecte correctement les différents critères. Il doit être organisé entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification. (cf. arrêté du 24 juillet 2020).
Il s’attache à vérifier, comme pour l’audit initial, que le référentiel est toujours bien appliqué et si les procédures mises en place sont efficaces. Les actions de formation auditées seront celles réalisées depuis le précédent audit. L’auditeur attachera également une importance particulière à la démarche d’amélioration continue, aux éventuelles non-conformités qui avaient été identifiées lors de l’audit initial, et aux éléments administratifs. Enfin, si vous aviez eu un audit initial allégé, l’audit de surveillance se concentrera sur les indicateurs non évalués lors de l’audit initial.
Quand organiser l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance doit intervenir entre les 14e et 22e mois suivant l’obtention de Qualiopi. Cependant, si vous avez été certifiés avant le 31 décembre 2020, vous pouvez l’organiser jusqu’au 28e mois suivant l’obtention puisque votre certification est valable quatre ans, et non trois.
Nous vous conseillons de planifier l’audit de surveillance lors d’une période calme pour votre activité, afin que vous puissiez pleinement vous concentrer sur la préparation. Attention cependant, la date choisie dépendra également des disponibilités de votre auditeur, d’autant plus si vous souhaitez garder le même auditeur que lors de l’audit initial.
Si l’audit initial a été réalisé à distance alors celui de surveillance sera obligatoirement sur site. A l’inverse, si l’audit initial a été réalisé sur site, l’audit de surveillance sera réalisé à distance. Dans le cas où vous aviez eu un audit initial mixte, celui de surveillance sera sur site. Dans tous les cas, c’est à vous de contacter l’organisme certificateur afin d’organiser l’audit. Vous pouvez bien sûr garder l’organisme et l’auditeur que vous avez contacté pour l’audit initial, mais il est également possible de choisir un organisme certificateur différent si vous le souhaitez.
Comment s’y préparer ?
Vous pouvez bien sûr commencer à préparer l’audit avant de prendre rendez-vous avec l’organisme certificateur. Pour bien vous préparer, il est important d’en comprendre l’objectif.
Contrairement à l’audit initial, l’auditeur ne vérifiera pas chaque indicateur, ni même nécessairement tous les critères. Les points essentiels de cet audit de surveillance seront l’amélioration continue, les plans d’action mis en œuvre et les nouveautés. Ainsi, ce sont vos nouvelles actions de formation, nouvelles modalités, nouveaux contrats de sous-traitance, etc. qui seront observés. Le but est de s’assurer que vous avez pérennisé les démarches mises en œuvre lors de l’audit initial et que vous continuez à respecter le référentiel. C’est à vous de démontrer que c’est le cas, et que vos formations permettent aux stagiaires d’atteindre les objectifs fixés.
Concernant l’amélioration continue, l’auditeur va s’assurer que vous preniez bien en compte les retours de toutes les parties prenantes et que vous mettiez en place un plan d’action et des mesures correctives pour améliorer votre offre. L’efficacité de ces mesures sera bien sûr à prouver.
Enfin, si vous avez eu des non-conformités lors de l’audit initial, elles seront analysées à nouveau lors de l’audit de surveillance. Les non-conformités mineures doivent être levées pendant l’audit de surveillance. Quant aux non-conformités majeures, l’auditeur va s’intéresser aux procédures mises en place pour les lever. L’auditeur aura accès aux conclusions de l’audit initial, qu’il l’ait réalisé lui-même ou que vous ayez opté pour un auditeur différent. Il viendra donc vérifier qu’elles sont effectivement corrigées.
Ainsi, pour vous préparer à l’audit de surveillance, la première chose à faire est de relire votre rapport d’audit initial. Il vous donnera de précieuses informations sur les points de vigilance qui seront vérifiés par l’auditeur. Ensuite, vous devez vous concentrer sur les nouveautés et l’amélioration continue et constituer vos éléments de preuve afin de démontrer le respect du référentiel et l’efficacité de vos plans d’action.
Et en cas de non-conformité(s) ?
Si, pendant l’audit de surveillance, l’auditeur remarque des non-conformités, il le signalera. En cas de non-conformité mineure, vous devrez alors rapidement mettre en place un plan d’action qui sera ensuite validé par l’auditeur. Il vous appartiendra ensuite de le mettre en œuvre sous six mois, et cette non-conformité sera vérifiée et analysée lors du prochain audit.
En revanche, si vous avez une non-conformité majeure, l’auditeur peut suspendre votre certification pendant trois mois. Ces trois mois vous serviront à lever la non-conformité. Cependant, vous continuerez à bénéficier des fonds publics et mutualisés pour les formations bénéficiant déjà d’un accord de prise en charge.
Attention également, si vous n’êtes pas en mesure de prouver que vous avez levé une non-conformité mineure identifiée lors de l’audit initial, elle se transformera en non-conformité majeure.
Spécificités des nouveaux entrants
Certains indicateurs seront vérifiés en priorité pour les nouveaux entrants. Il s’agit de ceux pour lesquels seule l’existence d’un processus avait été pris en compte pendant l’audit initial : indicateurs 2 (indicateurs de performance), 3 (indicateurs liés aux certifications professionnelles), 11 (évaluations), 13 (liens avec l’entreprise), 14 (accompagnement socio-professionnel), 19 (ressources pédagogiques), 24 (veille métier), 25 (veille pédagogique et technologique), 26 (handicap).
La mise en œuvre de ces indicateurs sera donc évaluée lors de l’audit de surveillance. Vous devez préparer vos éléments de preuve pour chacun d’entre eux afin de montrer leur respect et efficacité.
Deux autres indicateurs n’ont pas du tout été vérifiés lors de l’audit initial. Il s’agit de l’indicateur 22 (maintien des compétences) et de l’indicateur 32 (amélioration continue). En effet, les nouveaux-entrants n’avaient pas la possibilité d’être évalués sur ces indicateurs à l’époque, et leur vérification se fera donc lors de l’audit de surveillance.
Tous ces indicateurs doivent donc faire l’objet d’une préparation minutieuse afin de limiter le risque de non-conformités. Il est possible de vous faire accompagner si vous le souhaitez, afin d’optimiser leur préparation.
L’utilisation de la marque Qualiopi
Un dernier point de vigilance, mais pas des moindres : votre utilisation de la marque Qualiopi. On recense beaucoup de non-conformités à cause de mauvaises utilisations. Nous vous avons donc préparé un tableau afin d’y voir plus clair.
Par ailleurs, n’oubliez pas qu’à chaque fois que vous utilisez le logo, vous devez mentionner la catégorie d’action de formation pour laquelle vous avez été certifiés, sans quoi vous recevrez une non-conformité. Il s’agit par exemple de mentionner à côté du logo “action de formation et VAE” (si vous faites des actions de formation et de la VAE, bien entendu).
