Le secteur de la formation est en plein essor, et notamment celui de la formation à distance depuis la crise sanitaire. Mais comment peut-on créer un organisme de formation, quelles sont les étapes pour le faire et les obligations qui en résultent ?
Sommaire de l’article:
- Qui peut créer un organisme de formation ?
- Pourquoi créer son organisme de formation ?
- Les étapes préalables à la création
- Choisir un statut juridique
- Comment déclarer son activité ?
- Les motifs de refus et d’annulation
- Les obligations des organismes de formation
- Les spécificités liées à la création d’un centre de bilan de compétences
Qui peut créer un organisme de formation ?
Il n’existe aucune qualification spécifique pour créer un organisme de formation. Les particuliers, comme les entreprises, peuvent dispenser des formations. C’est pourquoi on trouve un certain nombre d’acteurs sur le marché de la formation qui n’ont pas nécessairement de diplômes ou de formations spécifiques. C’est également pour cette raison qu’il est conseillé aux organismes de formation d’obtenir un label, afin de se distinguer.
Pourquoi créer son organisme de formation ?
La mise à jour des compétences des salariés prend de plus en plus d’importance. Nombreux sont ceux qui souhaitent améliorer leurs compétences, réaliser des bilans de compétences, ou accéder à des formations qui leurs permettront d’obtenir une promotion, un poste à responsabilité ou une meilleure rémunération.
En créant un organisme de formation, vous vous mettez donc au service de ces salariés, demandeurs d’emplois ou encore particuliers ; et vous les aidez à atteindre leurs objectifs.
Enfin, le secteur de la formation ne semble pas connaître la crise et reste un secteur très lucratif, bien que concentré (5% des organismes de formation réalisent 70% du chiffre d’affaire global).
Il est possible de former sans être organisme de formation. Se déclarer en tant que tel permet, en revanche, d’accéder au marché de la formation professionnelle. Si vous ne faites pas les démarches, vous ne pourrez travailler qu’avec des particuliers.
Par ailleurs, si vous êtes organisme de formation et que vous obtenez la certification Qualiopi, vous aurez accès aux fonds publics et mutualisés, permettant ainsi à vos clients de faire financer leurs formations.
Les étapes préalables à la création d’un organisme de formation
La réglementation en vigueur est régie par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel.
Créer et déclarer un organisme de formation est assez simple, mais pour mettre toutes les chances de réussite de son côté, il vaut mieux passer par quelques étapes préalables.
- Réaliser une étude de marché et de ses propres atouts : quelles compétences possédez-vous, quel serait votre public cible et quelles seraient ses attentes (en termes de cursus, de modalités, de moyens financiers…).
- Elaborer votre catalogue de formation
- Analyser si votre projet est financièrement viable
- Définir les besoins en ressources humaines et matérielles : par exemple, si vous proposez des formations présentielles, il faudra trouver un local qui répond aux normes régissant les établissements recevant du public (ERP). En revanche, pour les formations distancielles il vous faudra investir dans du matériel informatique et des ressources numériques.
- Elaborer un plan marketing pour vous faire connaître.
Choisir un statut juridique
Avant de pouvoir proposer votre première formation et de vous enregistrer auprès de la DREETS, vous devez choisir et obtenir un statut juridique, puisque vous devrez fournir votre certificat d’inscription à l’INSEE pour déclarer votre organisme de formation.
Il existe plusieurs types de statuts juridiques :
- Micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur : vos biens personnels sont mélangés à ceux de votre activité, et vous ne pouvez pas recruter de salariés. Ce statut est avantageux pour les formateurs indépendants qui débutent leur activité et ne souhaitent pas investir.
- L’entreprise individuelle (EIRL) : vous êtes également indépendant, mais vos biens ne sont pas mélangés à ceux votre activité. Vous pouvez aussi opter pour l’impôt sur les sociétés au lieu de l’impôt sur le revenu.
- La société par actions simplifiées unipersonnelle (SASU) : votre société possède un associé unique et vous pouvez être considéré comme salarié. Vous devez cependant faire preuve d’une grande rigueur administrative et respecter toutes les obligations légales.
- La SARL : vous êtes plusieurs associés.
Une fois que vous avez choisi votre statut, vous devez vous enregistrer auprès de l’INSEE et obtenir un numéro de SIREN ou un KBIS.
Comment déclarer son activité ?
Vous pouvez ensuite vous faire connaître et décrocher votre premier contrat. A partir de ce moment-là, vous devez respecter les obligations pour déclarer un organisme de formation.
Vous devez notamment obtenir un numéro de déclaration d’activité.
La demande de déclaration d’activité doit se faire auprès de la DRIEETS. Elle est nécessaire pour la formation continue, mais pas pour les formations proposées aux particuliers dans le cadre d’activités de loisirs. En ce qui concerne la formation interne aux entreprises, le numéro de déclaration d’activité n’est pas obligatoire, mais il reste préconisé dans certains cas, selon le volume ou pour la valorisation des formations dans le cadre du plan de développement des compétences.
La demande doit être faite dans les trois mois suivant le début du premier contrat de formation. Votre premier contrat ou première convention se fera donc sans numéro de déclaration d’activité, ce qui est tout à fait normal. Vous noterez simplement « en cours d’enregistrement » sur vos documents.
Nous vous conseillons de monter votre dossier dès le début de la formation. Les pièces demandées peuvent varier légèrement selon les régions (renseignez-vous auprès de votre DRIEETS), mais voici les pièces typiquement demandées :
- Le formulaire Cerfa n° 10782*05 dûment rempli
- Un KBIS ou un certificat d’inscription à l’INSEE
- La pièce justifiant d’une première action de formation (contrat ou convention de formation)
- L’extrait de casier judiciaire du dirigeant
- La copie du programme de formation détaillé
- L’identité et les CV des formateurs
Vous recevrez un courrier d’obtention du numéro de déclaration d’activité à conserver précieusement, puisqu’il vous permettra d’accéder, entre autres, aux services en ligne de l’Etat tels qu’EDOF pour le CPF ou encore le site pour remplir votre Bilan Pédagogique et Financier.
Attention, le numéro de déclaration de déclaration d’activité ne constitue pas un agrément ou une habilitation de l’état. Il autorise simplement un organisme à délivrer des actions de développement des compétences.
Vous devrez faire figurer votre numéro de déclaration d’activité sur vos documents officiels.
Les motifs de refus et d’annulation d’une déclaration d’activité
Plusieurs raisons peuvent justifier un refus ou une annulation :
- Un dossier incomplet
- Des actions de formations ne relevant pas de la formation professionnelle
- Des dispositions légales ou réglementaires non respectées (notamment concernant les programmes de formation)
- Une personne morale ou physique non autorisée à exercer une fonction de formation professionnelle
Le contrôle de la déclaration se fait via la transmission du Bilan Pédagogique et Financier. Si ce document n’est pas transmis, la déclaration d’activité sera annulée.
En cas de refus ou d’annulation, vous pouvez contacter la DIRECCTE pour entamer des démarches afin d’obtenir un nouveau numéro. En effet, sans numéro de déclaration d’activité actif, vous n’avez plus le droit de faire des actions de formation, il faut donc réguler la situation au plus vite.
Les obligations des organismes de formation
Une fois votre numéro de déclaration d’activité en poche, vous êtes officiellement organisme de formation. Vous êtes répertoriés sur liste publique des entités de formation et vous pouvez être exonéré de TVA sous certaines conditions.
En revanche, le statut d’organisme de formation vient avec certaines obligations.
Vous devez notamment avoir certains documents indispensables pour toute action de formation :
- Le programme de formation remis au stagiaire avant son inscription et incluant
- Les objectifs
- Le public visé
- Les prérequis
- La durée du programme
- Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre
- Le contenu détaillé de la formation
- Les modalités de suivi et d’évaluation de la formation
- La convention de formation signée et incluant
- Le numéro de déclaration d’activité, avec la bonne formulation reçue par courrier
- Le nom ou raison sociales des signataires
- L’intitulé et la nature de la formation
- La durée de la formation
- Le nombre de stagiaires
- Les modalités de contrôle des connaissances et sanction de la formation
- Les modalités de paiement
- L’attestation de formation, à remettre aux stagiaires à la fin de l’action de formation
- Les questionnaires d’évaluation, dans le cadre de l’amélioration continue :
- L’évaluation en amont : permet de mesurer les prérequis
- L’évaluation à chaud : permet d’évaluer la satisfaction des stagiaires juste après l’action de formation
- L’évaluation à froid : permet d’évaluer la satisfaction et si les objectifs ont été atteints, 1 à 6 mois après la fin de la formation.
Vous devez également remplir et transmettre le Bilan Pédagogique et Financier chaque année.
Enfin, vous devez respecter la Convention collective nationale des organismes de formation, qui concerne les règles de travail des formateurs et des personnels au sein de l’organisme. Elle régit également les règles encadrant le recours aux formateurs extérieurs tels que des travailleurs indépendants.
Vous pouvez télécharger un guide détaillé rédigé par la DIRECCTE d’Ile-de-France en 2019 ici.
Les spécificités liées à la création d’un centre de Bilan de Compétences
Pour créer un centre de bilan de compétences, il faut suivre les mêmes étapes que pour créer un organisme de formation. S’ajoute à cela quelque spécificités et obligations supplémentaires.
Respecter les trois phases
Les bilans de compétences comprennent obligatoire trois phases.
- La première phase est la phase préliminaire. Il s’agit d’un entretien préliminaire gratuit. Il doit permettre d’analyser la demande et le besoin du bénéficiaire, de déterminer le format le mieux adapté et de définir les modalités de déroulement du bilan. Cette phase débouche sur l’édition de la convention.
- La deuxième phase est la phase d’investigation. Elle doit permettre au bénéficiaire de construire son projet professionnel u d’élaborer une ou plusieurs alternatives. Cela se fait grâce à l’identification de ses connaissances, ses expériences, ses intérêts et ses compétences. La réflexion sur les pistes possibles de projets professionnels doit être tracée.
- La troisième et dernière phase est la phase de conclusion. Il s’agit d’entretiens personnalisés qui permettent de s’approprier les résultats de la phase d’investigation et de formaliser les projets professionnels en analysant les risques, atouts et axes de progrès.
Il faut ensuite présenter au bénéficiaire des résultats détaillés et un document de synthèse. La synthèse est confidentielle et doit être détruite six mois après la fin du bilan.
Respecter la déontologie et confidentialité
Les centres de bilan de compétences doivent faire très attention à la déontologie et à la confidentialité. Ils doivent notamment disposer d’un code de déontologie. Ils doivent également détruire tous les documents après l’accompagnement, à l’exception des éléments requis en cas de contrôle ou pour l’audit Qualiopi.
Les documents liés à un bilan de compétences, et notamment la synthèse, sont la propriété du bénéficiaire et ne peuvent être communiqués à un tiers qu’avec son accord.
Si des tests sont proposés, l’accompagnateur doit être formé pour les interpréter.
Eligibilité au CPF
Le bilan de compétences est l’une des rares formations éligibles de droit au CPF, par décret. Son code CPF est le 202.
Vous n’avez donc aucune démarche à effectuer pour rendre votre bilan de compétences éligible, et vous pouvez simplement la renseigner sur EDOF, le site du CPF.
En moyenne, le prix d’un bilan de compétences est 1500€, mais les tarifs varient selon les organismes. Certains ont un prix légèrement inférieur quand d’autres coûtent jusqu’à 3000€.